PowerPoint
PowerPoint提供許多的工具來製作專業的簡報:包括對於文字、圖片、聲音、繪圖、動畫、影片、圖表、數學方程式、組織架構圖,甚至網頁的處理,透過這一套軟體,可以繪製圖形、製作投影片、插入動畫及音效,以製作具有多媒體效果的簡報。

除了做簡報外,PowerPoint還可以用來設計報告封面、導覽系統、生日賀卡,以及廣告傳單、講義....等等,各項功能當然不限於此,若確實了解每個功能並靈活運用的話,即可創造出千變萬化的作品。

海報

賀卡

產品介紹 專題報告


PowerPoint的優點

  • 易保存,可重複使用
  • 攜帶方便
  • 可自動播放
  • 生動活潑
  • 具有簡單互動式功能
  • 可轉換網頁形式

製作簡報的程序

  1. 規劃簡報內容
    • 確定主題
    • 蒐集資料
    • 擬定大綱
    • 擬定大綱項目
    • 撰寫項目內容
  2. 建立簡報檔案
    • 蒐集相關素材電子檔案
    • 文字檔
    • 圖檔
    • 動畫、影片
    • 音效、音樂
  3. 製作簡報內容
    • 將素材加入簡報
    • 設定播放方式
    • 簡報排演
  4. 修改簡報


開啟PowerPoint

開始 / 程式集 / Microsoft PowerPoint
點選空白簡報,按確定
版面配置選擇標題投影片
進入到PowerPoint只要在標題區域中按一下,就可以輸入文字

認識PowerPoint的組成元件

1.標題列:顯示應用程式名稱的地方
2.功能表列:功能表列主要用來顯示功能表名稱,名稱內含有各種操作指令
3.工具列:PowerPoint將許多功能表命令製成可執行的工具鈕,以快速執行某一個功能
4.格式列:修改文字大小、字體、排列方式等,可以設定文字格式及可以調整項目層級、動畫效果
5.大綱編輯區:此區會依照投影片順序顯示每一張的文字內容與層級,方便快速輸入及整理
6.投影片編輯區:可實際看到投影片內容與呈現方式,還可以直接在此輸入文字內容、插入圖表、影片、聲音,進行改變色彩、大小等細部設定
7.備忘稿編輯區:簡報時有哪些事情不能忘的,可以記錄在此
8.檢視及播放模式選擇列:想看看實際放映簡報時的畫面及效果,或是一次看到所有投影片,這裡提供五種檢視投影片的方式
9.繪圖工具列:可以繪製簡單的圖形,及設定
10.狀態列:可實際看到投影片的內容及呈現方式

PowerPoint的檢視模式

標準檢視:PowerPoint預設的工作模式,左邊是大綱區,右邊是投影片的編輯區

 

大綱模式:工作區顯示大部分的大綱區,以利大綱編輯

 

投影片檢視:顯示投影片編輯區

 

投影片檢視模式:依照順序顯示投影片的縮圖,每張投影片下方會標示是否設定了動畫或錄製的排練時間

 

投影片放映:從目前的投影片位置,開始全螢幕方式播放

 


調整檢視比例

投影片編輯區中的投影片顯示大小可以依照需要,自行調整它的檢視比例
1.從工具列終點選縮放鈕右方的小三角形,從選單中選擇檢視的百分比值

 

2.或者直接在縮放欄中輸入比例值亦可

開檔﹍﹍選擇簡報種類

1.內容大綱精靈
它能一步一步引導你選擇簡報的類別、樣式,設定基本項目,接著只需要進一步修改內容即可

 

2.簡報設計範本:
PowerPoint內定設計好的背景圖案、格式及色彩配置的簡報設計範本,能夠幫助你輕鬆且快速的做出簡報

 

3.空白簡報:
若只是想要一份簡單白色背景簡報,或是想要一切自己來,自由調配版面、背景、色彩,建立個人風格的簡報,那選擇此項準沒錯

 

4.開啟現有的簡報:
可以開啟已經建立的簡報檔案

 


建立新簡報(1)--內容大綱精靈

1.要進入內容大綱精靈有兩個方式:
一是當PowerPoint開啟後,直接在開啟畫面選擇「內容大綱精靈」選項,再按確定即可。 另一個方式是已經進入PowerPoint時,請選擇功能表列上「 檔案」 /「 開新檔案」 出現對話方塊後,選取「一般」選項中的內容大綱精靈,再按確定即可進入。

2.先選擇左方的簡報類別中的「一般」,右方出現一列細目選項,選擇「一般會議」,再按下一步
3.點選輸出方式中的「彩色投影片」,再按下一步
4.輸入簡報相關資料,按一下完成
5.「一般會議」的投影片內容大綱就出現了


儲存檔案

1.選擇功能表列上「檔案」內的「儲存檔案」
2.選擇儲存檔案所在的資料夾,輸入檔名

3.按「確定」即可完成檔案儲存

刪除投影片

1.在「大綱編輯區」中,選擇要刪除的投影片
2.按著鍵盤的「Delete」鍵,即可刪除不要的投影片
3.配合「Shift」鍵可以連續選擇多張投影片

新增投影片

方法一:選擇功能表列上「插入」/「新增投影片」
方法二:點選格式工具列中「一般工作」選項內的「新投影片」
方法三:點選工具列上的新增投影片鈕

新增完投影片後,再選擇版面配置即可


修改文字及色彩

1.在「大綱編輯區」或「投影片編輯區」中,選取標題文字

2.在格式列上,可修改標題文字的字型、大小

3.在繪圖列上,可以修改字形的色彩


插入美工圖案

1.選擇功能表列上「插入」/ 「圖片」選項,再選取「美工圖案」
2.進入美工圖案選取「大學」圖示
3.在選擇的圖案上按一下,會出現小圖示

4.按一下第一個小圖示「插入項目」

5.關閉「插入美工圖案」視窗

6.「投影片編輯區」中出現插入的美工圖案

7.拖曳美工圖案上的小四方形,可以調整圖案大小


補充資料

線上多媒體藝廊 Microsoft Design Gallery Live
http://dgl.microsoft.com
可至該網站下載其它的圖片、聲音及範本
下載步驟:
1.進到該網站,之前的網頁選擇的語言是「English」,「Accept」

2.點選所要的圖案類別,或利用「Search」功能尋找相關的圖案主題

3.選擇部分圖案或全部下載

4.自動下載至多媒體藝廊

5.下載至「下載的多媒體」資料夾中


建立新簡報(2)--簡報設計範本

1.要進入簡報設計範本有兩種方式:
一是當PowerPoint開啟後,直接在開啟畫面選擇「簡報設計範本」選項,再按確定即可。 另一個方式是已經進入PowerPoint時,請選擇功能表列上「 檔案」 /「 開新檔案」 出現對話方塊後,選取「簡報設計範本」選項中的範本,再按確定即可進入。

同樣也需選擇適合的「版面配置」


輸入標題文字

由於簡報設計範本只有背景母片的範本,因此要設計者根據版面配置,輸入文字,要輸入文字,方法有二:
方法一:
1.「投影片編輯區」中會出現「按一下以加入標題」的虛線框,請用滑鼠在框框按一下。
2.虛線框會出現一個閃動的游標。
3.直接在該游標上輸入文字,同時「大綱編輯區」中也會自動出現標題文字。
方法二:
1.在「大綱編輯區」出現的投影片圖示後,用滑鼠按一下,即會出現一個閃動的游標。
2.直接在該游標上輸入文字,同時「投影片編輯區」中也會自動出現標題文字。

調整文字的對齊方式

選取要更改排列方式的文字,在格式工具列中選擇對齊方式的按鈕,即可調整文字的對齊方式。


調整文字方塊位置

1.選取標題文字,將游標移至該標題文字的框上,則此時游標會變成十字游標。
2.拖曳此文字方塊至想要的位置。
3.放開滑鼠,即完成調整文字方塊位置。
補充說明:
有關文字方塊,相類似的調整功能還有
1.文字方塊的放大縮小
2.文字方塊的刪除

標題文字加上外框線

1.加上外框線

1.選定標題文字方塊
2.在編輯區下方「繪圖工具列」之「線條樣式」鈕按一下
3.選擇適當大小的線條

2.改變外框顏色

1.選定標題文字方塊
2.在編輯區下方「繪圖工具列」之「線條彩色」鈕按一下
3.選擇適當的顏色

 

3.框線內填滿顏色

1.選定標題文字方塊
2.在編輯區下方「繪圖工具列」之「填滿顏色」鈕按一下
3.按「其他顏色」或「填滿效果」

 

4.加陰影或立體效果

1.選定標題文字方塊
2.在編輯區下方「繪圖工具列」之「陰影」鈕或「立體」鈕按一下
3.選取「陰影一覽表」或「立體一覽表」的樣式再按「設定」即可

 


改變套用簡報設計範本

1.選擇功能表列上「格式」/「套用簡報設計範本」
2.在出現的對話方塊中,利用捲軸及預覽圖片,選擇適合的背景後,按「套用」
3.簡報背景即更換完成
補充說明:
請比較同樣功能表「格式」/「背景」之不同
相近功能,「格式」/「投影片色彩配置」

建立新簡報(3)--空白簡報

1.要開啟空白簡報也有兩個方式:
一是當PowerPoint開啟後,直接在開啟畫面選擇「空白簡報」選項,再按確定即可。 另一個方式是已經進入PowerPoint時,請選擇功能表列上「 檔案」 /「 開新檔案」 出現對話方塊後,選取「一般」/「空白簡報」,再按確定即可進入。

再選擇版面配置即可。

練習:自我介紹
1.開啟空白簡報,輸入以下文字,完成以下的自我介紹簡報
1.
2.
3.
4.

更改版面配置

1.選擇功能表列上「格式」/ 「投影片版面配置」

 

2.重新選擇版面配置,再按套用即可。


改變項目符號

1.點選想要修改項目符號的方塊範圍,或只選擇其中的幾項

2.選擇功能表列上「格式」/ 「項目符號」

3.選擇其他項目符號,或其他圖片、字元作為項目符號,項目符號的大小及色彩也可以調整


改變文字層級

1.按一下欲修改層級的文字列,再按一下降級鈕,即可將該列文字降級。
2.反之,按升級鈕,即可將文字列升級。

重新編排投影片順序

方法一:
在大綱編輯區中,點選要調換位置的投影片圖示,按著拖曳滑鼠,將該投影片拖曳至適當位置,放開滑鼠即可。

方法二:
將檢視模式改為「投影片檢視模式」,則可以看到所有的投影片小圖示,接著拖曳欲調換位置的投影片至適當位置即可。


建立組織圖

1.功能表列上「插入」/ 「圖片」/「組織圖」,或選擇有組織圖的版面配置

 

 

2.出現組織圖之編輯視窗,開始編輯組織圖

 

3.刪除不要的組織圖方塊,按一下不需要的組織圖方塊,選擇功能表「編輯」/「清除」

4.清除成功

 

5.新增「上司」方塊,按一下「爸爸媽媽」的方塊,則上方就會出現新的方塊。

 

6.入「爺爺奶奶」文字即完成。

7.美化組織圖
要修改組織圖的文字或方塊的設定,可以選擇功能表列上「文字」、「方塊」來修改相關的設定
8.完成組織圖

 

綜合練習

簡報播放技巧∼自動播放投影片

投影片的播放,除了按滑鼠切換外,亦可以設定讓投影片自動播放切換,我們可以依據每張投影片的不同需求而分別設定投影片的切換時間。
1.將投影片由編輯模式切換至投影片檢視模式
2.選取第一張投影片
3.功能表列「投影片放映」 / 「投影片切換」

4.在「投影片切換」視窗,設定投影片換頁方式,勾選「每隔」,並輸入「2],表示每2秒自動換頁,再按全部套用即可
5.若不同的投影片要設定不同的切換時間,只要按「套用」鈕,在炫下一張投映片定切換時間,依此方式,設定每一張投影片的切換時間。

參考檔案

簡報播放技巧∼投影片的切換特效

所謂投影片的切換特效是指投影片翻頁時,設定許多不同的換頁效果,使簡報看起來更加活潑。
方法一:在標準檢視模式

1.功能表列「投影片放映」/ 「投影片切換」
2.進入投影片切換設定視窗,選擇「播放特效」下方之小三角形,選擇投影片切換的特效,並設定切換的速度「快」、「中」、「慢」,聲音設定及切換效果適用範圍

3.要設定其他投影片的切換效果,只要點選該張投影片,再「設定投影片切換」,如此一一設定個別的投影片切換效果即可

 

方法二:
1.將投影片設定在「投影片檢視模式」,在工具列即會出現設定投影片切換的工具列,其中直接按下效果旁的小三角形,即可將切換效果叫出,若是按下工具列最左方的「投影片切換」鈕,即可叫出「投影片切換」設定視窗

參考檔案

簡報播放技巧∼標題與文字的播放特效

除了投影片的翻頁可以做特效外,每張投影片裡的標題、文字、物件、圖片及項目...等等,都可已有播放的特效。
簡易設定
與前面設定投影片切換特效一樣,要設定標題與文字的播放特效,可以由「標準檢視模式」及「投影片檢視模式」去設定。
1.從「標準檢視模式」,在功能表列列「投影片放映」 /  「預設動畫」 /  「飛車」效果

 

2.欲設定下一張,只要點選下一張投影片,一樣由功能表列列「投影片放映」 /  「預設動畫」 /  「溶解」效果

 

3.從「投影片檢視模式」的投影片切換工具列亦可設定

 

自訂設定
1.功能表列「投影片放映」 /  「自訂動畫」

 

2.自訂動畫視窗設定
(1)首先勾選物件順序

(2)再至下方設定每一個物件「文字2」、「物件3」之效果標籤。

 

(3)播放動畫後「設定顏色」

(4)播放動畫後,設定「下次按滑鼠動作後隱藏」

參考範例顏色      參考範例隱藏項目

互動式設定

進行簡報時,有時並非由第一張、第二張....,一直播放至最後一張,而有時可能播放第三張後,跳至第六張,在跳回第三張,此時即可以選用「動作按鈕」。
動作按鈕

直接跳至指定的投影片 回到上一張投影片 回到檢視後的最後一張投影片
回到主畫面 顯示下一張投影片 顯示文件投影片
跳到說明的投影片 回到第一張投影片 可連結聲音檔並播出聲音
顯示所要表達的訊息 跳到最後一張投影片 可連結動畫並播出影片
 

1.在「自我介紹」投影片,新增第二張投影片,標題為「簡報內容」

2.選擇「投影片放映」 /  「動作按鈕」,選取自訂按鈕,並在投影片上拖曳一小方塊

 

3.出現「動作設定」視窗後,選擇「跳到」,即可拉下「投影片清單」,並選取「投影片」這個項目,當出現「跳到投影片」視窗時,選擇所要到的投影片,並按確定回到「動作設定」視窗,再按一次確定即可

 

4.選定此動作按鈕小方塊,再按繪圖工具列之「文字方塊」按鈕,並將指標移至小方塊中,輸入「我的秘密檔案」等字

 

5.依序完成「我的興趣與專長」及「我的家庭」動作設定小方塊,將來播放此投影片時,滑鼠指標移至該方塊會變為手狀,此時只要按此小方塊,即可跳至「我的秘密檔案」或其他已經設定動作的投影片

參考檔案
Note說明:
1.可利用「複製」及「貼上」功能,快速複製動作設定方塊
2.可利用繪圖工具列「繪圖」/ 「對齊或等距分佈」功能,將按鈕排齊

 

3.另可在方塊上插入美工圖案以增加美觀

參考檔案
練習
請完成「自我介紹」投影片之「動作設定」,其中各投影片需加入一個目錄頁之動作設定

參考檔案

加入各種音效物件

簡報中除了文字、圖案及各種物件(組織圖、統計圖、表格等)之外,還可加入各種音效,這些音效物件包括:聲音物件、音效檔、錄製旁白、CD播放及內建音樂。
錄製聲音
錄製聲音有兩種方式:
方式一:
1.功能表列「插入」/ 「聲音及影片」 / 「錄音」,則會出現「錄音」對話視窗,按錄音鈕即可開始錄音。

 

2.欲停止,則按停止鈕,可在畫面看到錄製之「時間長短」

3.按播放鈕可試聽,沒有問題後,可按確定,即可將所錄製的聲音與投影片一起儲存

4.則在投影片中,會出現「喇叭」圖示,表示已錄製成功。將此圖示移至適當的位置。

5.在聲音圖示按二下,即可聽到聲音。
方式二:
1.請利用「附屬應用程式」/「視聽娛樂」/「錄音程式」錄製一段聲音檔。

 

2.「插入」/「影片及聲音」/「從檔案插入聲音」,將剛剛錄製的聲音檔叫進來,此方式也可以插入其他形式的音效檔。

3.則在投影片中,會出現「喇叭」圖示,表示已插入成功。將此圖示移至適當的位置。


錄製旁白

本功能允許在每張投影片中加入旁白說明,且可在播放簡報時一起播出。
1.功能表「投影片放映」/ 「錄製旁白」,則會出現錄製旁白的對話視窗。預設的狀況是錄製的旁白穢語簡報畫面連結在一起儲存起來,但若希望以另外之檔案來儲存旁白,則請勾選「連結旁白」,並按「瀏覽」鈕來設定儲存的位置,再按確定即可。

 

2.系統即會進行投影片的播放,此時即可利用麥克風加上旁白,而系統會自動錄下旁白。

3.投影片播放結束後,系統會出現訊息視窗,詢問「旁白已經與投影片一起儲存,是否也要儲存放映時間?」,若按確定即會將放映時間一起儲存。

 

4.回到「投影片檢視」模式下,在右下角會出現一個喇叭的聲音圖示,表示此張投影片以錄有旁白。

播放CD音效

1.功能表列「插入」/「影片及聲音」/「播放CD樂曲」,出現「播放選項」的對話視窗,若勾選「循環播放,直到停止」,則會一直播放直到使用者停止它。也可以指定播放CD的樂曲編號或是時間,按確定後,在投影片上即會出現一個CD碟片的圖示。


插入影片檔

1.功能表列「插入」/「影片及聲音」/「從檔案插入影片」,選擇要插入影片檔。

 

2.選擇自動播放或按一下才播放。

3.加進來的影片只會播放一次即停止,因此請點選影片物件,按右鍵,選擇快速功能表中「自訂動畫」。

4.在「自訂動畫」的對話視窗中「多媒體播放設定」選項中,點選「其他選項」,接著在出現的「影片選項」中,勾選「循環播放,直到停止」,再按確定。


插入Flash(swf)檔

1.「檢視」/「工具列」/「Visual Basic」,開啟Visual Basic工具列後,選擇「控制工具箱」

 

2.接著選按控制工具箱的「其他控制項」,在其下拉式選單選擇「Shockwave Flash Object」。

 

3.在投影片上拉出一個矩形方塊。

 

4.在矩形方塊中按一下滑數右鍵,選擇快速功能表中的「屬性」,修改以下的設定:
(1)「Embed Movie」選擇「True」
(2)「Movie」輸入該Flash檔的路徑。
            


設計投影片母片

一般在製作簡報時,若是為了一個小小的設定,而要一一的去修改每張投影片內容,,其實只要到投影片母片去修改相關的設定,那麼所有的投影片都會跟著改變,所以母片是PowerPoint中一個非常方便的工具。

簡單的說,母片就是簡報設計範本,它把投影片上使用的字型、大小、色彩、背景,甚至動畫等表現方法都預先設計好,讓使用者在製作簡報時,只要一套用這些設計範本就可以讓每一張投影片外貌長得一模一樣。

PowerPoint包含了四種不同型式的母片

投影片母片 標題母片
講義母片 備忘稿母片
設定母片背景圖
1.開啟自我介紹投影片,「檢視」/「母片」/「投影片母片」

 

2.進入投影片母片檢視畫面後,選擇要「格式」/「背景」

 

3.出現背景對話視窗,在「背景填滿」選單中選擇「填滿效果」

 

4.出現填滿效果視窗後,選擇「圖片」標籤再點選「選取圖片」鈕

 

5.出現選取圖片視窗後,在「查詢」選單選擇圖片所在的位置,再按「插入」

 

6.回到填滿效果視窗後,按確定鈕

 

7.回到背景視窗後,按確定鈕

 

8.回到母片編輯畫面即可發現圖片以插入母片中


設定母片上的文字格式

1.進入投影片母片編輯模式,首先在標題列上按右鍵,在快速功能表中選擇「字型」

 

2.跳出字型視窗後,選擇「文字字型」、「文字顏色」再按確定

 

3.接著在選取母片上的本文,直接在「格式工具列」的「字型選單」選擇內文文字的字型

 

4.修改投影片母片中字型的大小及顏色後,切回投影片畫面,會發現每一張投影片的字型及顏色會跟著改變

參考檔案

製作半透明底色

1.進入母片投影片編輯模式,在文字框按下滑鼠右鍵,從快速功能表中選擇「版面配置區格式」

 

2.出現快取圖案格式視窗後,在「色彩」選單選擇文字框背景,並勾選「半透明」,再按確定

 

3.完成後,內文區會有一淡淡的背景顏色

參考檔案

調整母片上的版面配置

1.在投影片母片編輯模式下,選擇內文文字框後,調整其位置及大小

 

2.調整標題文字的位置

參考檔案


指定母片上的項目符號

1.選取母片內文的第一層文字,並按下滑鼠右鍵,從快數功能表中選擇「項目符號及編號」

 

2.出現項目符號及標號視窗後,點選「圖片」鈕

 

3.跳出圖片項目符號後,選擇「圖片」,在清單選擇想要的項目符號樣式,或直接選擇「匯入項目」,將圖案匯入進來,按確定

 

 

 

4.如此投影片中的項目符號即更改為剛剛所匯入的圖形


儲存母片

1.「檔案」/「另存新檔」

 

2.找到儲存的位置是Windows/Application data/Microsoft/Templates,接著輸入存檔的檔名,檔案類型為「簡報範本」

 

3.下次開啟PowerPoint設計範本時,就可以直接引用